Privacy and Cookies Policy

of the website https://liceum.regent.edu.pl

This Privacy Policy sets out the rules for the processing and protection of personal data provided by Users in connection with the use of the website of Regent College International Schools High School in Elbląg. This document has been prepared in compliance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council (GDPR).

I. Data Controller

The Controller of your personal data (and the personal data of your children in the case of candidates and students) is:

Regent College International Schools ul. Królewiecka 100, 82-300 Elbląg, Poland

(hereinafter referred to as the „School” or the „Controller”).

II. Data Protection Supervisor / Contact Person

In matters regarding the protection of personal data and the exercise of rights related thereto, you may contact the designated person responsible for supervising data processing:

  • Name: Marek Goerick

  • Email: rodo@regent.edu.pl

  • Correspondence address: Regent College International Schools, ul. Królewiecka 100, 82-300 Elbląg, Poland

III. Purposes and Legal Bases for Data Processing

The Controller processes personal data for the following purposes and based on the following legal grounds:

  1. Contact and Correspondence:

    • To respond to inquiries sent via email or the contact form on the website.

    • Legal basis: Legitimate interest of the Controller (Art. 6(1)(f) GDPR), consisting of building relationships and providing information about the educational offer.

  2. Recruitment to the High School:

    • To conduct the student admission process (in the case of submitting recruitment documents electronically).

    • Legal basis: Taking action at the request of the data subject prior to entering into a contract (Art. 6(1)(b) GDPR) and compliance with a legal obligation to which the School is subject under Education Law (Art. 6(1)(c) GDPR).

  3. Website Functioning and Statistics:

    • To ensure the proper functioning of the website and to analyze traffic statistics.

    • Legal basis: Legitimate interest of the Controller (Art. 6(1)(f) GDPR).

IV. Data Recipients

Users’ personal data may be transferred to the following categories of recipients:

  1. IT and hosting service providers who support the School’s website.

  2. Operators of electronic gradebook systems (if such integration exists on the website).

  3. Entities authorized to obtain data based on applicable law (e.g., the Board of Education [Kuratorium Oświaty], the Ministry of National Education, courts, or law enforcement agencies) when they make a request based on an appropriate legal basis.

V. Data Retention Period

  • Data processed for contact purposes will be stored for the period necessary to respond to and clarify the matter, and subsequently for the period of limitation of potential claims.

  • Data related to recruitment will be stored until the end of the recruitment process, and in the case of a candidate not qualifying – for the duration of the appeal procedure, unless the parent/guardian consents to their use in future recruitments.

  • Data of students admitted to the school become part of the educational documentation and are stored in accordance with archiving regulations (in some cases, e.g., grade sheets, for up to 50 years).

VI. Rights of Data Subjects

You have the right to:

  • Access the content of your data and receive a copy thereof.

  • Rectify (correct) your data.

  • Erasure of data („right to be forgotten”) – in cases provided for by law.

  • Restrict data processing.

  • Object to data processing.

  • Data portability.

  • Lodge a complaint with a supervisory authority (President of the Personal Data Protection Office – Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw), if you believe that the processing of data violates GDPR regulations.

VII. Cookies

  • The website https://liceum.regent.edu.pl uses cookies. These are small text files sent by the web server and stored by the computer browser software.

  • We use cookies for the following purposes:

    • Technical: necessary for the proper display of the website.

    • Analytical: to create anonymous statistics that help understand how Users use the website (e.g., Google Analytics).

  • The User may disable or limit the option of accepting cookies in their web browser settings at any time. Limiting the use of cookies may affect some functionalities available on the website.

VIII. Changes to the Privacy Policy

The Controller reserves the right to introduce changes to the Privacy Policy. Any changes will be published on this page. New versions of the Policy enter into force on the day of their publication.

Polityka Prywatności i Plików Cookies

strony internetowej https://liceum.regent.edu.pl

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazywanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem ze strony internetowej Liceum Regent College International Schools w Elblągu. Dokument ten został przygotowany w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

I. Administrator Danych Osobowych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych (oraz danych osobowych Pani/Pana dzieci w przypadku kandydatów i uczniów) jest:

Regent College International Schools ul. Królewiecka 100, 82-300 Elbląg

(dalej zwane „Szkołą” lub „Administratorem”).

II. Inspektor Ochrony Danych / Osoba odpowiedzialna

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw z tym związanych, można kontaktować się z wyznaczoną osobą odpowiedzialną za nadzór nad przetwarzaniem danych:

  • Imię i nazwisko: Marek Goerick

  • Adres e-mail: rodo@regent.edu.pl

  • Adres korespondencyjny: Regent College International Schools, ul. Królewiecka 100, 82-300 Elbląg

III. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:

  1. Kontakt i korespondencja:

    • W celu udzielenia odpowiedzi na zapytania przesłane drogą mailową lub przez formularz kontaktowy na stronie.

    • Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na budowaniu relacji i udzielaniu informacji o ofercie edukacyjnej.

  2. Rekrutacja do Liceum:

    • W celu przeprowadzenia procesu naboru uczniów (w przypadku przesyłania dokumentów rekrutacyjnych drogą elektroniczną).

    • Podstawa prawna: Podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na szkole wynikającego z Prawa Oświatowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

  3. Funkcjonowanie serwisu i statystyki:

    • W celu zapewnienia prawidłowego działania strony oraz analizy statystyk odwiedzin.

    • Podstawa prawna: Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

IV. Odbiorcy danych

Dane osobowe Użytkowników mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

  1. Dostawcom usług IT i hostingu, którzy obsługują stronę internetową Szkoły.

  2. Operatorom systemów e-dziennika (jeśli integracja występuje na stronie).

  3. Podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie obowiązującego prawa (np. Kuratorium Oświaty, MEN, sądy lub organy ścigania), gdy wystąpią z takim żądaniem w oparciu o stosowną podstawę prawną.

V. Okres przechowywania danych

  1. Dane przetwarzane w celach kontaktowych będą przechowywane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi i wyjaśnienia sprawy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.

  2. Dane związane z rekrutacją będą przechowywane do czasu zakończenia procesu rekrutacyjnego, a w przypadku niezakwalifikowania kandydata – przez okres procedury odwoławczej, chyba że rodzic/opiekun wyrazi zgodę na ich wykorzystanie w przyszłych rekrutacjach.

  3. Dane uczniów przyjętych do szkoły stają się częścią dokumentacji przebiegu nauczania i są przechowywane zgodnie z przepisami o archiwizacji (w niektórych przypadkach, np. arkusze ocen, nawet przez 50 lat).

VI. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

  • Dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii.

  • Sprostowania (poprawiania) swoich danych.

  • Usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym) – w przypadkach przewidzianych prawem.

  • Ograniczenia przetwarzania danych.

  • Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

  • Przenoszenia danych.

  • Wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

VII. Pliki Cookies (Ciasteczka)

  1. Strona https://liceum.regent.edu.pl wykorzystuje pliki cookies. Są to niewielkie pliki tekstowe wysyłane przez serwer www i przechowywane przez oprogramowanie komputera przeglądarki.

  2. Stosujemy pliki cookies w celach:

    • Technicznych: niezbędnych do prawidłowego wyświetlania strony.

    • Analitycznych: do tworzenia anonimowych statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze strony (np. Google Analytics).

  3. Użytkownik może w każdej chwili wyłączyć lub ograniczyć opcję przyjmowania cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej.

VIII. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności. Wszelkie zmiany będą publikowane na tej stronie. Nowe wersje Polityki wchodzą w życie z dniem ich opublikowania.